Software a medida para una pyme: las siete preguntas que conviene resolver antes de firmar

Hace unos días nos escribió el CEO de una tienda de ropa. Quería un CRM interno para clientes, pedidos, stock y proveedores, y una app para sus clientes. Ya tenía un técnico de sistemas en plantilla. Y antes de pedir una reunión hizo siete preguntas: qué fases tendría el proyecto, dónde se alojaría, quién lo mantendría, cómo se paga, qué contrato se firma, si hay subvenciones y un rango de precio.

Son las siete preguntas correctas, y están en el orden correcto: el precio, al final. La mayoría de presupuestos solo responden a esa última. Esta guía responde a las siete, con las fuentes que yo querría ver si fuera quien firma.

Escribo desde el lado de quien construye: soy ingeniero desde finales de los noventa y en Conectia firmo los presupuestos de los equipos que desplegamos. Eso también es un conflicto de interés, así que lo digo de entrada: vendemos exactamente este tipo de proyecto, y un producto de especificación que se llama Blueprint. Todo lo que sigue vale igual contrates a quien contrates.

La pregunta anterior a las siete: ¿tiene que ser a medida?

El mejor argumento contra el software a medida es bueno: para la mayoría de pymes, el software estándar sale más barato, llega antes y lo mantiene otro. Un CRM, un programa de facturación y una plataforma de comercio electrónico contratados como suscripción cubren el caso habitual, y nunca pagarás un parche de seguridad.

El software a medida empieza a tener sentido en dos situaciones. Cuando tu forma de trabajar es la ventaja —la lógica del stock, el circuito con proveedores, cómo comparten inventario la tienda física y la online— y una herramienta genérica te obliga a trabajar como todo el mundo. O cuando ya has cosido cuatro suscripciones con hojas de cálculo y los errores nacen justo en las costuras. Si no se da ninguna de las dos, contrata la suscripción. Si se da alguna, sigue leyendo.

Siete preguntas, en el orden en que llegan las facturas

¿Qué fases tiene un proyecto de software a medida?

Cinco, y cada una debería acabar en algo que puedas llevarte a otro proveedor:

1. Especificación (una o dos semanas). Qué se construye, el modelo de datos, las integraciones y el orden. El entregable es un documento, no una presentación. Es lo que produce nuestro Blueprint en dos semanas, y es tuyo, lo construya quien lo construya.
2. Primera versión utilizable (semanas, no meses). La versión más pequeña que ya hace trabajo real con usuarios reales. Nosotros la hacemos como un MVP en 6 semanas; lo importante es que el alcance lo fije la especificación, no el calendario.
3. Piloto. Pocos usuarios, datos reales, de dos a cuatro semanas. Aquí descubres en qué se equivocó la especificación.
4. Iteraciones. Ciclos cortos, cada uno con un cambio visible.
5. Traspaso y operación. Documentación, accesos y un acuerdo de mantenimiento, para que tu técnico —o cualquier otro— pueda hacerse cargo.

Si un proveedor no sabe decirte qué recibes al final de cada fase, estás comprando horas, no un proyecto.

¿Dónde se aloja y quién lo paga?

En una cuenta de nube a nombre de tu empresa, desde el primer día: la cuenta de nube, el dominio, el repositorio de código y las cuentas de las tiendas de apps. El proveedor tiene acceso; la titularidad es tuya. Es la cláusula que decide lo difícil que será cambiar de proveedor más adelante, y hacerlo bien al principio no cuesta nada.

La factura de infraestructura rara vez es el problema. Para una herramienta interna con unas decenas de usuarios, en los proyectos que he visto la nube cuesta decenas de euros al mes, no cientos. Los costes fijos son pequeños y públicos: Apple cobra 99 dólares al año por publicar en el App Store y Google, un pago único de 25 dólares por Google Play. Lo que cuesta dinero es que alguien lo cuide: copias de seguridad probadas, actualizaciones, monitorización. Eso va en la línea de mantenimiento, no en la de hosting.

Un punto más si el sistema guarda datos de clientes: alójalo en una región de la UE. Transferir datos personales fuera de la Unión exige las garantías del capítulo V del RGPD, y una pyme no necesita ese papeleo.

¿Cuánto cuesta el mantenimiento después del lanzamiento?

La regla que usa el sector es entre un 15 y un 25 % del coste de desarrollo cada año: si desarrollar un CRM costó 50.000 €, mantenerlo vivo cuesta entre 7.500 y 12.500 € al año. Eso incluye actualizaciones de seguridad y de dependencias, las versiones nuevas del sistema operativo para la app, los errores que encuentran los usuarios y los cambios pequeños.

A lo largo de toda la vida del sistema, el desarrollo acaba siendo la parte menor de la factura. Robert Glass, en Facts and Fallacies of Software Engineering (2002), situaba el mantenimiento entre el 40 y el 80 % del coste total del software, y apuntaba que cerca del 60 % de ese mantenimiento son mejoras, no correcciones. Dicho de otro modo: el software sigue cambiando porque tu negocio cambia.

Pide el mantenimiento como una línea aparte, con nombre propio y tiempos de respuesta. Si tienes un técnico en plantilla, funciona bien un modelo mixto: el proveedor se ocupa de la seguridad y de los cambios grandes, tu técnico del día a día, y la especificación y la documentación hacen posible ese reparto.

¿Cómo se organizan los pagos?

Por hitos ligados a entregables aceptados, no por fechas del calendario. Un esquema razonable: un primer pago al aprobar la especificación, uno por hito a medida que se acepta cada versión y un pago final retenido hasta que termina el piloto. Desconfía de cualquier plan que pida la mayor parte del dinero antes de que hayas visto software funcionando.

Dos datos que ayudan en la negociación. Entre empresas en España, la Ley 3/2004 limita el plazo de pago a 60 días naturales, y ese límite no se puede ampliar por pacto. Y la elección entre precio cerrado y facturación por horas depende de la especificación: el precio cerrado es justo cuando el alcance está congelado por escrito; las horas lo son cuando recibes cada semana el detalle de horas y avance. Lo que no funciona es un precio cerrado sobre un alcance difuso: el margen de seguridad acabas pagándolo en peticiones de cambio.

¿Qué debe incluir el contrato?

Seis cláusulas sin las que yo no firmaría (y que un abogado lea el texto final: esto es una lista de control, no asesoramiento jurídico):

1. Cesión de la propiedad intelectual. Según la Ley de Propiedad Intelectual, el programa que crea un trabajador asalariado es de su empresa (art. 97.4 LPI). Cuando encargas el desarrollo a un proveedor, quienes lo escriben son sus empleados, así que los derechos nacen en el proveedor, y la cesión tiene que expresar las modalidades de explotación que cubre (art. 43). Escríbelo sin ambigüedad: cesión exclusiva de los derechos de explotación, incluida la transformación, para todo el mundo y por todo el plazo legal.
2. Código fuente y cuentas a tu nombre, con acceso desde el primer día, no en la entrega final.
3. Contrato de encargado del tratamiento. Si el proveedor accede a datos de tus clientes —y un CRM lo hace—, el artículo 28 del RGPD exige un contrato por escrito con él.
4. Criterios de aceptación y un periodo de garantía en el que los defectos se corrigen sin coste.
5. Salida y traspaso: documentación, credenciales y una ayuda razonable si cambias de proveedor.
6. VeriFactu, si el sistema emite facturas. Quien desarrolla el programa de facturación tiene que entregarte una declaración responsable de cumplimiento. La obligación se aplica desde el 1 de enero de 2027 a quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 al resto, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025.

¿Hay subvenciones para software a medida?

Menos de las que se suele pensar, y es mejor saberlo antes de planificar contando con una. A septiembre de 2026:

• Kit Digital subvenciona soluciones de catálogo —entre ellas, la gestión de clientes— que prestan los agentes digitalizadores adheridos, con importes fijos según el tamaño de la empresa. No financia desarrollo a medida como tal. No hay una convocatoria nueva abierta: la Orden TDF/39/2026 eliminó la fecha fija de cierre del programa y destina los remanentes, sobre todo, a solicitantes que se quedaron fuera por agotamiento del crédito.
• ENISA presta, no regala: préstamos participativos de 25.000 € a 1,5 M€ para pymes innovadoras, sin avales, pero tus fondos propios tienen que ser al menos iguales al importe del préstamo.
• La Línea Directa de Innovación del CDTI (LIC) exige un presupuesto mínimo de 175.000 €. Demasiado para la mayoría de herramientas de una pyme.
• La deducción por innovación tecnológica del artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (el 12 % del gasto) excluye de forma expresa la adaptación de un producto existente a los requisitos de un cliente. Un CRM que digitaliza cómo ya trabajas casi nunca encaja.

Los programas autonómicos cambian cada año; consulta la agencia de desarrollo de tu comunidad. Pero presupuesta el proyecto como si no fuera a llegar ninguna ayuda, y si llega, tómala como un extra.

¿Qué rango de precio puedo esperar?

La aritmética completa está en cuánto cuesta crear una app en España. Resumido: un producto sencillo construido por gente sénior se mueve entre 10.000 y 23.000 €; una app de complejidad media hecha por una agencia española, entre 40.000 y 120.000 €. Un CRM con stock, pedidos, proveedores y app de clientes cae en la parte alta del primer rango o en la baja del segundo, según las integraciones. La forma más rápida de acotarlo es escribir la especificación: con ella delante, cualquier proveedor puede presupuestar con un margen de error del veinte por ciento.

Si estás comparando proveedores, también he preparado una lista de empresas de desarrollo de software a medida en España con los criterios que yo usaría para elegir.

Lo que haría esta semana, antes de pedir ningún presupuesto

1. Escribe el proceso, no el software: quién introduce un pedido, dónde se cuenta el stock, qué falla hoy y con qué frecuencia.
2. Mira primero las suscripciones. Si una cubre el 80 % del proceso, contrátala y adapta el 20 % restante.
3. Encarga la especificación antes que el desarrollo, y asegúrate de que es tuya.
4. Abre las cuentas de nube, dominio y repositorio a nombre de tu empresa.
5. Presupuesta el mantenimiento como una línea propia, entre el 15 y el 25 % anual.
6. Planifica sin contar con la subvención.

Las siete preguntas de aquella tienda eran las correctas porque seis no hablan de precio. Respóndelas y el precio deja de ser una apuesta. Si quieres una segunda opinión sobre tu propia lista, habla con un CTO: la repasamos contigo, lo acabe construyendo quien lo construya.