Software a mida per a una pime: les set preguntes que cal resoldre abans de signar

Fa uns dies ens va escriure el CEO d'una botiga de roba. Volia un CRM intern per a clients, comandes, estoc i proveïdors, i una app per als seus clients. Ja tenia un tècnic de sistemes a la plantilla. I abans de demanar una reunió va fer set preguntes: quines fases tindria el projecte, on s'allotjaria, qui el mantindria, com es paga, quin contracte se signa, si hi ha subvencions i un rang de preu.

Són les set preguntes correctes, i estan en l'ordre correcte: el preu, al final. La majoria de pressupostos només responen aquesta última. Aquesta guia respon les set, amb les fonts que jo voldria veure si fos qui signa.

Escric des del costat de qui construeix: soc enginyer des de finals dels noranta i a Conectia signo els pressupostos dels equips que despleguem. Això també és un conflicte d'interès, així que ho dic d'entrada: venem exactament aquest tipus de projecte, i un producte d'especificació que es diu Blueprint. Tot el que ve a continuació val igual contractis qui contractis.

La pregunta d'abans de les set: ha de ser a mida?

El millor argument contra el software a mida és bo: per a la majoria de pimes, el programari estàndard surt més barat, arriba abans i el manté un altre. Un CRM, un programa de facturació i una plataforma de comerç electrònic contractats com a subscripció cobreixen el cas habitual, i no pagaràs mai un pedaç de seguretat.

El software a mida comença a tenir sentit en dues situacions. Quan la teva manera de treballar és l'avantatge —la lògica de l'estoc, el circuit amb els proveïdors, com comparteixen inventari la botiga física i la botiga en línia— i una eina genèrica t'obliga a treballar com tothom. O quan ja has cosit quatre subscripcions amb fulls de càlcul i els errors neixen just a les costures. Si no es dona cap de les dues, contracta la subscripció. Si se'n dona alguna, continua llegint.

Set preguntes, en l'ordre en què arriben les factures

Quines fases té un projecte de software a mida?

Cinc, i cadascuna hauria d'acabar en alguna cosa que et puguis endur a un altre proveïdor:

1. Especificació (una o dues setmanes). Què es construeix, el model de dades, les integracions i l'ordre. El lliurable és un document, no una presentació. És el que produeix el nostre Blueprint en dues setmanes, i és teu, el construeixi qui el construeixi.
2. Primera versió utilitzable (setmanes, no mesos). La versió més petita que ja fa feina real amb usuaris reals. Nosaltres la fem com un MVP en 6 setmanes; el que importa és que l'abast el fixi l'especificació, no el calendari.
3. Pilot. Pocs usuaris, dades reals, de dues a quatre setmanes. Aquí descobreixes en què es va equivocar l'especificació.
4. Iteracions. Cicles curts, cadascun amb un canvi visible.
5. Traspàs i operació. Documentació, accessos i un acord de manteniment, perquè el teu tècnic —o qualsevol altre— se'n pugui fer càrrec.

Si un proveïdor no et sap dir què reps al final de cada fase, estàs comprant hores, no un projecte.

On s'allotja i qui ho paga?

En un compte de núvol a nom de la teva empresa, des del primer dia: el compte de núvol, el domini, el repositori de codi i els comptes de les botigues d'apps. El proveïdor hi té accés; la titularitat és teva. És la clàusula que decideix com de difícil serà canviar de proveïdor més endavant, i fer-ho bé al principi no costa res.

La factura d'infraestructura rarament és el problema. Per a una eina interna amb unes quantes desenes d'usuaris, en els projectes que he vist el núvol costa desenes d'euros al mes, no centenars. Els costos fixos són petits i públics: Apple cobra 99 dòlars l'any per publicar a l'App Store, i Google, un pagament únic de 25 dòlars per Google Play. El que costa diners és que algú en tingui cura: còpies de seguretat provades, actualitzacions, monitoratge. Això va a la línia de manteniment, no a la de hosting.

Un punt més si el sistema guarda dades de clients: allotja'l en una regió de la UE. Transferir dades personals fora de la Unió exigeix les garanties del capítol V del RGPD, i una pime no necessita aquesta paperassa.

Quant costa el manteniment després del llançament?

La regla que fa servir el sector és entre un 15 i un 25 % del cost de desenvolupament cada any: si desenvolupar un CRM va costar 50.000 €, mantenir-lo viu costa entre 7.500 i 12.500 € l'any. Això inclou actualitzacions de seguretat i de dependències, les versions noves del sistema operatiu per a l'app, els errors que troben els usuaris i els canvis petits.

Al llarg de tota la vida del sistema, el desenvolupament acaba sent la part menor de la factura. Robert Glass, a Facts and Fallacies of Software Engineering (2002), situava el manteniment entre el 40 i el 80 % del cost total del software, i apuntava que prop del 60 % d'aquest manteniment són millores, no correccions. Dit d'una altra manera: el software continua canviant perquè el teu negoci canvia.

Demana el manteniment com una línia a part, amb nom propi i temps de resposta. Si tens un tècnic a la plantilla, funciona bé un model mixt: el proveïdor s'ocupa de la seguretat i dels canvis grans, el teu tècnic del dia a dia, i l'especificació i la documentació fan possible aquest repartiment.

Com s'organitzen els pagaments?

Per fites lligades a lliurables acceptats, no per dates del calendari. Un esquema raonable: un primer pagament en aprovar l'especificació, un per fita a mesura que s'accepta cada versió i un pagament final retingut fins que acaba el pilot. Desconfia de qualsevol pla que demani la major part dels diners abans que hagis vist software funcionant.

Dues dades que ajuden a negociar. Entre empreses, a Espanya la Llei 3/2004 limita el termini de pagament a 60 dies naturals, i aquest límit no es pot ampliar per pacte. I triar entre preu tancat i facturació per hores depèn de l'especificació: el preu tancat és just quan l'abast està congelat per escrit; les hores ho són quan reps cada setmana el detall d'hores i d'avenç. El que no funciona és un preu tancat sobre un abast difús: el marge de seguretat l'acabes pagant en peticions de canvi.

Què ha d'incloure el contracte?

Sis clàusules sense les quals jo no signaria (i que un advocat llegeixi el text final: això és una llista de control, no assessorament jurídic):

1. Cessió de la propietat intel·lectual. Segons la Llei de propietat intel·lectual, el programa que crea un treballador assalariat és de la seva empresa (art. 97.4 LPI). Quan encarregues el desenvolupament a un proveïdor, qui l'escriu són els seus empleats, de manera que els drets neixen al proveïdor, i la cessió ha d'expressar les modalitats d'explotació que cobreix (art. 43). Escriu-ho sense ambigüitat: cessió exclusiva dels drets d'explotació, inclosa la transformació, per a tot el món i per tot el termini legal.
2. Codi font i comptes a nom teu, amb accés des del primer dia, no al lliurament final.
3. Contracte d'encarregat del tractament. Si el proveïdor accedeix a dades dels teus clients —i un CRM ho fa—, l'article 28 del RGPD exigeix un contracte per escrit amb ell.
4. Criteris d'acceptació i un període de garantia en què els defectes es corregeixen sense cost.
5. Sortida i traspàs: documentació, credencials i un ajut raonable si canvies de proveïdor.
6. VeriFactu, si el sistema emet factures. Qui desenvolupa el programa de facturació t'ha de lliurar una declaració responsable de compliment. L'obligació s'aplica des de l'1 de gener de 2027 a qui tributa per l'impost sobre societats i des de l'1 de juliol de 2027 a la resta, després de l'ajornament del Reial decret llei 15/2025.

Hi ha subvencions per a software a mida?

Menys de les que se sol pensar, i val més saber-ho abans de planificar comptant-ne amb una. A setembre de 2026:

• Kit Digital subvenciona solucions de catàleg —entre elles, la gestió de clients— que presten els agents digitalitzadors adherits, amb imports fixos segons la mida de l'empresa. No finança desenvolupament a mida com a tal. No hi ha cap convocatòria nova oberta: l'Ordre TDF/39/2026 va eliminar la data fixa de tancament del programa i destina els romanents, sobretot, a sol·licitants que es van quedar fora per exhauriment del crèdit.
• ENISA presta, no regala: préstecs participatius de 25.000 € a 1,5 M€ per a pimes innovadores, sense avals, però els teus fons propis han de ser com a mínim iguals a l'import del préstec.
• La Línia Directa d'Innovació del CDTI (LIC) exigeix un pressupost mínim de 175.000 €. Massa per a la majoria d'eines d'una pime.
• La deducció per innovació tecnològica de l'article 35 de la Llei de l'impost sobre societats (el 12 % de la despesa) exclou de manera expressa l'adaptació d'un producte existent als requisits d'un client. Un CRM que digitalitza com ja treballes gairebé mai no hi encaixa.

Els programes autonòmics canvien cada any; consulta l'agència de desenvolupament de la teva comunitat (a Catalunya, ACCIÓ). Però pressuposta el projecte com si no hagués d'arribar cap ajut, i si n'arriba, pren-t'ho com un extra.

Quin rang de preu puc esperar?

L'aritmètica completa és a quant costa crear una app a Espanya. Resumit: un producte senzill construït per gent sènior es mou entre 10.000 i 23.000 €; una app de complexitat mitjana feta per una agència espanyola, entre 40.000 i 120.000 €. Un CRM amb estoc, comandes, proveïdors i app de clients cau a la part alta del primer rang o a la baixa del segon, segons les integracions. La manera més ràpida d'acotar-ho és escriure l'especificació: amb ella al davant, qualsevol proveïdor pot pressupostar amb un marge d'error del vint per cent.

Si estàs comparant proveïdors, també he preparat una llista d'empreses de desenvolupament de software a mida a Espanya amb els criteris que jo faria servir per triar.

El que faria aquesta setmana, abans de demanar cap pressupost

1. Escriu el procés, no el software: qui introdueix una comanda, on es compta l'estoc, què falla avui i amb quina freqüència.
2. Mira primer les subscripcions. Si una cobreix el 80 % del procés, contracta-la i adapta'n el 20 % restant.
3. Encarrega l'especificació abans que el desenvolupament, i assegura't que és teva.
4. Obre els comptes de núvol, domini i repositori a nom de la teva empresa.
5. Pressuposta el manteniment com una línia pròpia, entre el 15 i el 25 % anual.
6. Planifica sense comptar amb la subvenció.

Les set preguntes d'aquella botiga eren les correctes perquè sis no parlen de preu. Respon-les i el preu deixa de ser una aposta. Si vols una segona opinió sobre la teva llista, parla amb un CTO: la repassem amb tu, ho acabi construint qui ho construeixi.